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善用雲端工具 領導團隊高績效
分享 facebook twitter pinterest 【口述／權自強 採訪撰文／蘇美真】創業以來，身兼數位行銷公司執行長、工作坊講師、部落格格主等多重角色，每天需記下來的事情多如牛毛，行程會議、客戶資料、課程綱要、年度目標??有些人習慣用紙本手帳彙整想法及待辦事項，我個人則偏好使用雲端工具進行控管。成長階段幸逢電腦蓬勃發展的時代，加上早期從事科技業，所以我頗早以前就開始使用電腦相關工具，習慣以打字取代手寫，其中的好處不乏：1.快速。我是個腦袋想法跑很快的人，若不用打字，手寫恐怕跟不上思考的速度。2.多功能彙整。激發創意或靈感的來源有時只是一句話、一張圖像或一段影片，要轉換成文字相對需要思考的時間；目前線上已有許多雲端工具，可輕鬆將不同形式的資料加以擷取、拼貼，直接儲存。3.高機動性。電子化後的文件易於搬移，無論在編輯或排版上都富有更大的自由，方便快速整理。最佳工具最大效益仔細衡量，比起打字，手寫的機會確實變少了，然而兩種書寫過程都有助於思考，鍵入文字的時候，許多創意和想法亦常隨之浮現。事實上，我也並非完全不手寫，只是認為筆記毋須侷限於紙本，而可依目的選擇不同類型的工具。我會透過手寫摘錄較為零碎的資訊，多半是與客戶之間的會議；獨自規劃工作進度時，則採數位筆記的形式。這2、3年來最長使用的一套工具叫Evernote，是一種數位記事本，它的好處首先是跨平台，消弭了空間地點的限制，無論在電腦、ipad或手機上都可以使用，相當符合資訊產業的需求。我有靈感的時候就會打開來寫一下，記錄上課或開會重點、規劃簡報提案，先記錄下大綱，再利用行程之間的空檔充實內容。其次，與紙本筆記相較還有另一個好處是，隨身攜帶的手帳可能寫滿了就必須換另外一本，Evernote卻沒有容量上限，你隨時可以搜尋1、2年前的舊資料，也可以經由分類、標籤，將相關的內容彙整在一起。記筆記時應依目的選擇不同的工具，Evernote偏向綜合型，可添入圖像照片及影音，我常以此撰寫較長篇的文章，例如心情日記。至於像工作目標、待辦事項等條目分明的內容，一般我會使用Google Keep，其類似便條紙的介面可用顏色區分記事類型，附設的提醒功能也有助我檢視各項計畫是否按時完成。 分享 facebook twitter pinterest 去辦公室化更有績效雲端工具可說解放了過往制式的工作形態。認識我或認識讚點子的朋友都曉得，我們公司辦公室沒有人（而所謂的辦公室，其實就是我的工作坊），從公司成立開始，與客戶之間就是用雲端工具溝通，這些年透過各項通訊軟體，我帶領員工逐步建立起不用打卡，在家工作的新工作流程，定期用skype召開會議，直接線上交換資料，或於協作平台共同編輯。舉例來說，我們會在Google協作平台放上會議大綱，正式開會時便逐條報告、討論，內容詳細程度幾乎等同一份會議紀錄，省去事後歸納整理的時間；而隨著Line群組問世，每個客戶、不同任務、個案都有各自的群組，搭配雲端文件，提升效率之餘，更減少許多溝通成本。此種「去辦公室化」的工作形態增添了我們在與遠方客戶接洽時的熟練度，身為老闆的我亦可擴大招募範圍聘請到許多外縣市的優秀人才，員工們則不必歷經日曬雨淋、塞車通勤大老遠跑來公司。當工作不再局限同一場域，不僅是空間，時間上也獲得相對的自由，我們不在辦公室工作(not here)，工作卻展開於anytime、everywhere。自主管理比責任制更重要許多人難以想像一家公司沒有實體辦公室該如何營運，特別是員工管理方面，畢竟人都有惰性，缺少辦公室約束、主管的督促，在家工作這份惰性極可能無限地放大，「不在辦公室還有效率可言嗎？」─我認為，這樣的疑惑出在前提設定有誤，真實的情況與各位所想不同，沒有辦公室，其實更有效率！所謂「疑人不用，用人不疑」，應徵每位員工時，我都會先讓他了解公司工作流程與內部文化，正式錄取後，就會給予充分的信任及自由。在須將工作做完、做好的前提之下，第1，員工越有效率把事情做完，越能盡快做自己想做的事。也就是說，負責且懂得自我管理的員工，自然能得到時間上的獎勵，偷懶的結果，只會影響自己享樂的時間而已。第2，身為PM（專案經理），每位員工自己都要親自面對客戶，本身即有壓力，不需要人督促。萬一真的需要人督促，表示其缺乏自動自發的資質，也許就較不適合我們這種型態的公司。台灣許多企業都奉行責任制，但能做到真正責任制的卻少之又少，我認為這部分老闆需要洞悉、轉換、調適自己的想法與心情，為了盯住員工而死守在辦公室，不是反過來綑綁住自己了嗎？掌握顧客需求核心對員工要求僅止於將事情做完做好這點，可看出我的經營風格較偏成果導向，無論是人員管理或從事網路行銷，工具和過程都不是最重要的。以FB社群行銷為例，有人十分在意粉絲數量，事實上FB只是一個工具，不是結果，我們透過FB的經營，把客戶帶進來，中間的檢核點應該是經營粉絲團之後業績有沒有起色、訂單有沒有增加，以此檢視成效。行銷的本質就是幫客戶的業績作提升，只要扣緊這個目標，就不會有問題。無論是社群、大數據或任何行銷手法趨勢，都應掌握核心精神，不斷思考，反問：「客戶到底要的是什麼？」掌握這一點就會找到最有用的資訊。如此看來，大數據也只是一個名詞而已，掌握核心才可以做最有效率的事情。網路行銷CEO 教你帶領高績效團隊1. 筆記毋須侷限於紙本，可依目的選擇不同類型的工具。2. 善用雲端文件，去辦公室化團隊績效更高。3. 任何行銷手法趨勢，都應掌握核心精神，不斷思考，反問：「客戶到底要的是什麼？」【完整內容請見《能力雜誌》2016年2月號，非經同意不得轉載、刊登】
新聞出處---http://udn.com/news/story/6868/1485035
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